[Base] Gestion des inscriptions et compagnie

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[Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar Clément054 » 09 Juin 2017 13:31

Bonjour,

Je crée un sujet ici car j'aurais besoin d'un coup de main sur un projet de base de données.
Je suis le trésorier d'une association qui gère une école de musique ainsi qu'une harmonie.

Cette base a pour but de permettre une saisie et un suivis rapide, simple et fiable des inscriptions, cotisations, prêt d'instruments, et de tout ce qui tourne autour (synthèse globale, par classe, par niveau, règlements manquants, etc).
Elle sera utilisée exclusivement sur mon ordinateur, pas de connexion réseau, serveur, ou autre.

J'ai déjà créé une base, que je joint à ce message, mais je n'y ai mis que des tables, vides pour l'instant.
Inscriptions Ecole de Musique.odb
(5.06 Kio) Téléchargé 12 fois


Je n'ai pas été plus loin car je bloque déjà concernant les relations et le bien fondé de ce que j'ai déjà fait.

Pour faire simple, la table Élèves, regroupe toutes les informations sur les élèves inscrit à l'école de musique.
Il est très fréquent que les élèves soient de jeunes enfant, c'est pour cela que j'ai ajouté deux champ pour renseigner les nom et prénom d'un parent.
Comme vous le voyez, c'est la table centrale d'où partent plusieurs relations, et c'est à ce niveau que j'ai des problèmes.

Concernant les instruments :
- la table Instrument sert d'inventaire pour les instruments que l'association possède
- il y a plusieurs instruments enseignés
- chaque élève peut jouer d'un instrument, parfois plusieurs (c'est pour ça que j'ai créé 2 tables : l'une pour savoir quels types d'instruments sont enseignés, et une 2e pour savoir quel(s) instrument(s) joue un élève)
- certains élèves louent un instrument à l'école de musique
- en cas de location, il y a une cotisation supplémentaire

J'ai déjà quelques questions à ce stade.
Est-ce qu'il ne serait pas plus logique de relier le champ "Cour d'instrument" de la table "Eleve", à la table "Eleve joue Instrument" ? Ceci afin d’éviter les doublons.
Et donc, ne faudrait-il pas faire la même chose pour la formation musicale (anciennement appelée solfège), à savoir une table "Eleve FM" reliée à une table "Type FM" ?
Il me semble que ce serait plus simple, mais j'ai également peur que cela soit plus lourd à mettre en place, paramétrer avec les futurs formulaires et requêtes, et à utiliser...
Pouvez vous me donner votre avis sur la question ?

Concernant les règlements :
- il est courant que les familles règles les cotisations en trois fois (un chèque par trimestre)
- il est également courant qu'un règlement concernent plusieurs élèves (les parents payent pour plusieurs enfants en même temps)

Je ne suis donc absolument pas sur de moi concernant la relation entre la table "Eleves" et la table "Reglements" ; pouvez-vous m’éclairer ?


Voilà pour mes premières interrogations, j'en ai encore des tonnes en réserves mais j'ai déjà fait un pavé assez gros.
J’espère avoir été clair et précis, si ce n'est pas le cas n'hésitez pas à me le signaler, je ferais de mon mieux pour améliorer mon propos.

Mercis d'avance pour votre aide,
Clément
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar Bidouille » 09 Juin 2017 15:26

Pourquoi recréer un nouveau projet alors que vous n'avez pas terminé le précédent ?
https://forum.openoffice.org/fr/forum/v ... hp?t=52985
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar Clément054 » 09 Juin 2017 17:57

Bonjour,

Simplement parce que le première essai s'est soldé par un échec en interne de l'association.
Plusieurs personnes on voulut s'en mêler, et au final personne n'a rien fait.
Je pense donc qu'il est souhaitable de fermer ou supprimer l'ancien sujet (comment faire ?).

Donc je préféré repartir de zéro avec un nouveau système que j'utiliserai seul.
Effectivement il s'agit de la même association, avec plus ou moins le même but que le 1er sujet, mais je considère ça comme un nouveau projet.
Vous pouvez voir que la construction est déjà assez différente.

Cependant si je ne respect pas les règles du forum, je peux continuer dans l'ancien sujet, mais j'ai peut que cela nuise à la lisibilité du sujet.
Dites moi.

Clément
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar Clément054 » 17 Juin 2017 18:46

Bonjour,

N'ayant pas reçu de réponse, je continue de poster ici. Si je contreviens aux règles du forum dites le moi, je corrigerais en conséquence.

J'ai bien avancé dans ma base mais j'ai quelques problèmes.

Les relations entre les tables me semble bien pour ce dont j'ai besoin.
J'ai crée 2 formulaires, l'un pour enregistrer une nouvelles inscriptions, les cotisations et la location éventuelle d'un instrument ; le deuxième pour enregistrer les différents règlements et les attribuer à un ou plusieurs élèves.

Les problèmes que j'ai avec le formulaire d'inscription :
Une fois sur deux environ, lorsque je veux faire un nouvel enregistrement pour test, j'ai un message d'erreur qui me dit que les données ne sont pas bonnes. Je ferme donc sans enregistrer la saisie, et si je recommence juste après cette fois pas de message d'erreur et il m'enregistre tout.
De plus, les numéros d'identifiant qui servent de clé primaire (sui sont en autovaleur) ne se suivent pas : les 2 enregistrements qui j'ai fait on respectivement les numéros 6 et 11, sans raisons apparente. Ca ne me gène pas, mais je crains que ça ne soit le signe d'un bogue quelque part.

Les problèmes que j'ai avec le formulaire d'inscription :
Je voudrais pouvoir attribuer un règlement aux élèves concerner. Il est en effet fréquent qu'un règlement concerne plusieurs élèves (les parents payent une fois pour tous leurs enfants).
Pour que cela soit le plus simple et rapide possible, j'aimerais pouvoir choisir les élèves dans une liste déroulante ; car actuellement il faut saisir l'ID des élèves, ce qui n'est vraiment pas pratique.
J'ai déjà réussi à insert des listes déroulante, mais comme il s'agit d'un sous-formulaire sous forme de tableau (pas sûr du terme), je n'y parvient pas. Comment faire ?

Je vous remercie d'avance pour l'aide que vous voudrez bien m'apporter.

Bon week-end,
Clément

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(48.76 Kio) Téléchargé 4 fois
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar jeanmimi » 17 Juin 2017 22:29

Bonjour,
J'ai remarqué deux anomalies dans la Table Élèves : les champs Classe FM et Classe Instrument devraient être de type INTEGER.
Et par conséquent, dans le Formulaire, les listes de saisie devraient être alimentées par un séquence SQL plutôt de ce type :
Code : Tout sélectionner   AgrandirRéduire
SELECT "FM", "ID_FM" FROM "Liste FM"

et
Code : Tout sélectionner   AgrandirRéduire
SELECT "Cours instruments", "ID_Cours_Instruments" FROM "Cours Instruments"

Pour que cela soit le plus simple et rapide possible, j'aimerais pouvoir choisir les élèves dans une liste déroulante ; car actuellement il faut saisir l'ID des élèves, ce qui n'est vraiment pas pratique.
Il suffit de remplacer le contrôle Texte par une Zone de liste.
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar Clément054 » 18 Juin 2017 12:23

Bonjour,

Merci de votre réponse.
Effectivement j'ai commis une erreur...

Je l'ai corrigée de la façon dont vous l'avez indiqué, mais maintenant à chaque fois que je veux enregistrer une nouvelle saisie, j'ai le message d'erreur suivant qui apparait.
9b7c505326.png


Je ne sais pas ce qu'il veut dire, du coup je suis bloqué.
Je vous joins la table modifiée.
Inscriptions Ecole de Musique 2.odb
(49.31 Kio) Téléchargé 2 fois


Merci d'avance,
Clément
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar jeanmimi » 18 Juin 2017 13:54

Clément054 a écrit:j'ai le message d'erreur suivant qui apparait
Il apparait parce que tu as imposé la saisie obligatoire dans plusieurs contrôles de la Table Eleves.
A tester :
Pièces jointes
Inscriptions Ecole de Musique 3.odb
(29.23 Kio) Téléchargé 3 fois
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar Clément054 » 18 Juin 2017 16:51

Merci, mais quand je modifie les saisies obligatoire dans ma table il n'y a aucun changement, j'ai toujours ce message d'erreur qui apparait quand j'essaye d'enregistrer une nouvelle saisie.
Et dans la votre, pas de message d'erreur, mais il y a des champs qui ne s'enregistrent pas dans la table eleves : ID_Annee et ID_cours_instruments.

Par contre pas de problèmes pour les règlements ; c'est même parfait puisque vous avez fait ce que je ne parvenais pas à faire : un grand merci !
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar jeanmimi » 18 Juin 2017 17:15

Clément054 a écrit: j'ai toujours ce message d'erreur
C'est parce qu'il reste encore des contrôles à saisie obligatoire.
Clément054 a écrit:il y a des champs qui ne s'enregistrent pas dans la table eleves
C'est parce que la saisie n'a pas été faite dans le formulaire.
A tester :
Pièces jointes
Inscriptions Ecole de Musique 4.odb
Ajout d'une Table pour les Modes de règlement; ajouts de Contrôles Zones de Listes; tests de saisies dans les Tables Eleves et Reglement
(29.98 Kio) Téléchargé 2 fois
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar Clément054 » 18 Juin 2017 21:38

Bonsoir,

jeanmimi a écrit:C'est parce que la saisie n'a pas été faite dans le formulaire.
A tester :

Si tous les enregistrements sont fait à partir du formulaire.

jeanmimi a écrit:A tester :

Votre nouvelle version est très bien, merci.

Le champs ID_Cours_Instruments ne s'enregistrait pas, je l'ai supprimé et refait à l'identique et là ça fonctionne.

J'ai vu que vous avez créé une table mode de règlement, mais elle n'avait aucune relation ; j'en ai rajouté une avec la table règlement, dans laquelle vous aviez placé une clé étrangère.
Est-ce que j'ai bien fait ?

Dans tous les cas merci de votre aide, vous m'avez bien avancé.
Je vais continuer et je reviens vers vous si j'ai d'autres soucis.

Bonne soirée,
Clément
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar jeanmimi » 19 Juin 2017 10:23

Clément054 a écrit:J'ai vu que vous avez créé une table mode de règlement, mais elle n'avait aucune relation ; j'en ai rajouté une avec la table règlement, dans laquelle vous aviez placé une clé étrangère.
Est-ce que j'ai bien fait ?

Comme on peut le constater, les Relations sont utilisées par l'Assistant pour faciliter la création des Formulaires et de leurs sous-formulaires, ainsi que pour la création des Requêtes.
En cours d'élaboration d'une Base, les tests des Relations permettent de contrôler que les champs des deux Tables sont bien de même nature et compatibles : INTEGER avec INTEGER, TEXT avec TEXT
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar Oukcha » 19 Juin 2017 14:42

Bonjour,

Clément054 a écrit:Je pense donc qu'il est souhaitable de fermer [...] l'ancien sujet

Il vous appartient de clôturer le sujet en y apposant la balise Image[Résolu] (vous pouvez préciser que votre problème est résolu car abandonné).

Merci de respecter la syntaxe [Résolu] : entre crochets, avec un R majuscule et un é. Cette balise est à placer au début du titre. Il faut également cocher la case de l'icône de sujet (le V vert).

Suivez ce sujet pour savoir comment procéder : https://forum.openoffice.org/fr/forum/ftopic3299.html

Cordialement
                                        
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar Clément054 » 20 Juin 2017 11:09

Bonjour,

Je reviens vers vous car j'ai une question à laquelle je ne trouve pas de réponse.

Dans le formulaire de saisie et imputation des règlements, est-il possible de mettre un filtre par année lors du choix des élèves sur lesquels imputer le règlement ?

Pour faire simple, la liste déroulante permettant de choisir les élèves affiche tous les élèves inscrit dans la base ; c'est là le problème car avec plus de 120 inscriptions par année, cela va vite devenir ingérable.
Ce qui va poser problème c'est les réinscriptions : il est très fréquent que des élèves soient inscrits plusieurs années à la suite ; si un élève reste 5 ans, je vais me retrouver avec son nom qui apparait 5 fois dans la liste.
J'ai réussi à faire afficher l'année d'inscription à coté des nom et prénom des élèves, mais ce n'est pas l'idéal.

Mon idée est de créer une zone de liste dans laquelle je choisie l'année scolaire à laquelle appartient le règlement, et cette sélection, réduira la liste des élèves disponible pour l'imputation du règlement à ceux inscrit cette année là seulement. Mais je n'y parvient pas...

Je joins la base, sur laquelle j'ai rajouté quelques éléments, comme des champs dans la table élèves et quelques requêtes. Cela fonctionne sans problème apparent.

Merci d'avance,
Clément

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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar jeanmimi » 20 Juin 2017 14:24

Clément054 a écrit:Mon idée est de créer une zone de liste dans laquelle je choisie l'année scolaire à laquelle appartient le règlement, et cette sélection, réduira la liste des élèves disponible pour l'imputation du règlement à ceux inscrit cette année là seulement.
Possible, mais comme tu n'as pas de lien entre des champs des Tables Année et Règlements, il faut modifier la Table Règlements.
Il y a une autre possibilité, c'est de filtrer la Requête SQL qui remplit la colonne ID_Eleves du sous-formulaire.
Pièces jointes
Requête filtrée sur critère Année.jpg
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar Clément054 » 21 Juin 2017 16:18

Bonjour,

Paramétrer la requête peut fonctionner mais il faudrait que je la modifie pour chaque année. Ce n'est pas forcément pratique, sans compter les risques d'oublis ou d'erreur, surtout si à l'avenir ce sont d'autres personnes qui enregistre les infos...

J'ai modifié la table Reglements pour rajouter une liaison avec la table Années, et j'ai rajouté une liste déroulante dans le formulaire.
Cela fonctionne sans problème mais je n'ai pas trouvé comment trier la liste déroulante dans le sous-formulaire en fonction de l'année sélectionnée dans la liste déroulante.

J'ai trouver sur un autre forum cette requête sql, mais c'est pour Access ; je l'ai essayé en adaptant les noms, mais ça ne fonctionne pas, j'ai un message d'erreur.

Code : Tout sélectionner   AgrandirRéduire
SELECT * FROM TABLE WHERE champs1 = Formulaires!tonFormuaire!taListeDeroulante


Est-ce qu'il y a une requête équivalente pour base ?

Je me demande également s'il ne serait pas plus pratique de rajouter une liaison entre les tables Années et Reglement Eleves ?

Merci,
Clément
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar jeanmimi » 21 Juin 2017 18:53

Clément054 a écrit:cette requête sql, mais c'est pour Access
Les développeurs de MS Access ont développé des fonctions qui n'existent pas comme telles avec LO ou AOO.
Clément054 a écrit:J'ai modifié la table Reglements pour rajouter une liaison avec la table Années, et j'ai rajouté une liste déroulante dans le formulaire.
Cela fonctionne sans problème mais je n'ai pas trouvé comment trier la liste déroulante dans le sous-formulaire en fonction de l'année sélectionnée dans la liste déroulante.

Peux-tu joindre ta nouvelle version?
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar Clément054 » 21 Juin 2017 20:12

jeanmimi a écrit:Les développeurs de MS Access ont développé des fonctions qui n'existent pas comme telles avec LO ou AOO.


Oui je me doute bien, mais y a-t-il des fonctions equivalentes sur openoffice ?

jeanmimi a écrit:Peux-tu joindre ta nouvelle version?


Oups, j'ai oublié... La voici.

Inscriptions Ecole de Musique 4.odb
(36.51 Kio) Téléchargé 1 fois


Clément
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar jeanmimi » 21 Juin 2017 21:23

Sans Macro, tu peux tester l'ébauche de formulaire que j'ai ajouté.
Si cela te convient, il te restera à le compléter par un sous-formulaire de façon à saisir les élèves.
Pièces jointes
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar Clément054 » 22 Juin 2017 12:16

Bonjour,

Merci pour votre travail, mais la présentation sous forme de tableau n'est vraiment pas idéal pour la saisie de données assez nombreuses (plusieurs centaines de règlements par an).
J'ai donc modifier la présentation, qui correspond à celle du premier formulaire de règlements.
C'est peut être moins rapide mais d'après mon expérience, cela limite les risques d'erreurs.

Mais le problème n'est pas réglé, puisqu'en rajoutant le sous formulaire pour imputer les règlements, la liste déroulante qui affiche le nom des élèves n'est pas triée en fonction de l'année sélectionnée.
Je suppose que j'ai mal fait les jonction entre les tables ?

De plus, serait-il possible de régler le formulaire pour que ce soit un formulaire vierge qui apparaisse après avoir cliqué sur le bouton ? J'imagine que ce n'est pas très compliqué mais je n'ai pas trouvé...

Je n'oublie pas de joindre la base modifiée.

Encore merci,
Clément
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar Piaf » 22 Juin 2017 13:24

Bonjour
Pas compris l'intérêt d'enregistrer les mêmes données élève (Nom, prénom, adresse, date de naissance etc...) chaque saison.
Tu devrais peut-être stocker les données saisonnières dans un table Saisons reliée à la table Élèves par l'identifiant élève.
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Re: [Base] Gestion des inscriptions et compagnie

Messagepar Clément054 » 23 Juin 2017 12:30

Bonjour,

En effet c'est plus logique de faire comme cela.
J'ai modifié les tables et fait les liaisons, et modifié le formulaire pour l’inscription des élèves.

Mon problème c'est que je ne suis pas certain que ça soit la bonne façon de faire.
Ne vaudrai-t-il pas mieux faire deux formulaires différents : l'un pour enregistrer les informations dans la table Eleves, et un second qui enregistrera les informations "saisonnières" de cet élève (cour de FM, instrument, location, cotisations, etc) ?

Qu'en pensez vous ?

Clément
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